Sådan engagerer du frivillige: 4 tips fra Roskilde Festivals tidligere udviklingschef

Har du – eller nogen i dit team – nogensinde sagt:

”Folk gider ikke engagere sig frivilligt hos os, fordi [indsæt vilkårlig undskyldning]”

Så har jeg et budskab til dig: Det er ikke de frivilliges skyld, hvis ikke de gider:

  • melde sig
  • møde op
  • engagere sig.

Det er din egen skyld. Ingen andres.

At engagere frivillige i et projekt handler nemlig kun om en ting: Ledelse af processen. Oplever du dårligt fremmøde eller lav motivation, er der ledelsesmæssige knapper, du kan trykke på.

Det ved Esben Danielsen alt om, og jeg har virkelig glædet mig til, at du skulle møde ham. I dag giver han dig 4 tips til, hvordan du engagerer frivillige – inklusive de 4 væsentligt forskellige måder, du kan engagere folk på.

Åbent højttalerprojekt inspireret af festival

Esben Danielsen er lidt af en superstar i Roskilde, og hans erfaringer med frivillige lagde hjørnestenen til det åbne udviklingsprojekt Højttaler Q113 på nyhedsmagasinet Ingeniøren.

I dag får du forklaringen på:

  • Hvorfor testpiloterne ikke kunne bruges til andet
  • Hvorfor dem, der lavede svære beregninger, kun lavede netop det
  • Hvorfor ”specialisterne i umulige opgaver” først blev tilkaldt, når der var umulige opgaver
  • Hvorfor dem, der ville have tingene på deres egen måde, fik deres vilje.

Erfaringerne kan du overføre til din egen branche eller dit eget projekt uden problemer.

Gider folk det der med at arbejde frivilligt?

Lad os først få defineret, hvad frivillige egentlig er:

  • Frivillige får ikke løn for deres arbejde.
  • Du har ikke nogen kontrakt med frivillige.
  • Frivillige gør det, du vil have dem til, fordi de synes, det er fedt.

Du engagerer frivillige, hvis du fx er:

  • En forening, der vil have medlemmerne til at melde sig ind i bestyrelsen.
  • En NGO, der vil invitere medlemmerne til et nyt projekt.
  • En virksomhed, der gerne vil have brugernes feedback på dit nye produkt.

Men gider folk egentlig godt være frivillige?

Ja, hvis du spørger Esben. Han bliver underbygget af en undersøgelse fra Socialministeriet i 2017, der viste, at 41% af befolkningen arbejder frivilligt. Ud af de 60%, der ikke arbejder frivilligt, svarede 40%, at de godt kunne tænke sig at være frivillige, hvis de blev spurgt.

Nu skal vi være varsomme med at forvente, at det, folk siger, også stemmer overens med det, de faktisk gør. Men undersøgelsen tyder på, at der er en stor del af befolkningen, som bare venter på at blive spurgt om at være frivillig i netop det projekt, der er interessant for dem.

Og det er gode nyheder for os, der gerne vil lave succesfuld brugerinddragelse.

Og NU er vi klar til at få Esben på banen for alvor.

Manden med ansvaret for 30.000 frivillige på Roskilde Festival

Esben sad som talsmand og udviklingschef i Roskilde Festival i 15 år og havde sammen med resten af ledelsen ansvaret for de 30.000 frivillige, der hvert år driver Roskilde Festivals succes.

I dag er han direktør i Lokale og Anlægsfonden (det er sjovere, end det lyder, siger Esben) og holder foredrag om, hvordan man motiverer folk til at dukke op og engagere sig.

Her kommer 4 tips fra Esben om, hvordan du engagerer frivillige – samtidig med at du får nogle historier fra Roskilde Festival, du måske ikke kendte.

  • Der skal være overlap mellem dine frivillige og dine brugere

Allerførst: Hvordan kommer du overhovedet op på at have 30.000 frivillige?

”Mange af de frivillige var gæster, der i forvejen følte sig som en del af Roskilde Festival,” fortæller Esben. ”De frivillige er altså ikke nogen, vi havde gået rundt og støvet op. Det er mennesker, som ligner festivallens gæster. Mange af dem er folk fra Roskilde-området og måske et par år ældre end de unge på festivallen. Rigtig mange i den frivillige flok så altså grundlæggende bare sig selv som gæster, og det skabte en meget stor ejerskabsfornemmelse til begivenheden.”

Altså: De frivillige på Roskilde Festival gider være der, fordi der er lille skel imellem at være frivillig og være gæst. Samtidig understreger Esben, at dem, der laver begivenheden, også deltager – og derfor bliver der skabt en fælles følelse af, at alle har ejerskab over begivenheden.

Hvordan er den pointe relevant for dig?

Tænk over: Hvordan kan du skabe en følelse af ejerskab for dine brugere? Sådan at de ikke bliver inviteret med for at fikse dit projekt – men for at have indflydelse over projektet sammen med nogle andre?

  • Lyt til dine frivillige – lyt, for pokker

Esbens andet tip er:

”Lyt til brugerne, og brug deres feedback aktivt.”

Det kræver flere ord med på vejen for at være brugbart:

Mange af de udviklingstiltag, der foregik på Roskilde Festival i løbet af Esbens 15 års ansættelse, startede egentlig fra et marketingsynspunkt: Hvordan udbreder vi lysten til at komme på Roskilde?

De fandt ud af, at den stærkeste marketingkanal var fortællingen fra publikum til andre. Og endnu stærkere: fortællingerne fra de frivillige.

Samtidig eksploderede vores brug af e-mail og sociale medier, hvilket var en gave for Roskilde Festival – pludselig blev det meget nemmere at dele disse historier på internettet. ”I starten kunne man ringe til en telefonsvarer og fortælle, hvad man syntes, der kunne blive bedre,” husker Esben.

Han opdagede, at de via folks feedback og historier fik foræret en masse viden om, hvordan de kunne gøre det bedre.

”Der var tæt kontakt mellem brugerne og kunderne,” fortæller han. ”Vi løftede det op til en marketingfortælling med fx Orange Feeling og camp-aktiviteter, der blev iscenesat. Samtidig gjorde vi meget ud af, at vores nye tiltag skulle være dialogskabte – vi fandt ikke bare på, at ’nu gør vi det her’.”

Esben giver et konkret eksempel:

”Vi havde et problem med, at folk tog anlæg med ind på campingområdet i opvarmningsdagene og holdt deres egne fester, der larmede helt vildt. Det generede de andre gæster. Men samtidig gjorde dette os opmærksom på, at der manglede et program for campingdagene. Derfor fik vi fat i en byplanlægger, og programmet for de 4 dage på camping blev skabt ud fra en publikumsdialog: Det var ikke længere bare en venteperiode til musikken, men en oplevelse i sig selv. Vi lavede fester og konkurrencer, og en del af festivalradioen og avisen fokuserede på disse dage.”

Festivallen kunne have valgt at indsætte flere vagter og bede folk om at slukke deres anlæg i campingdagene. Men det gjorde de ikke: I stedet for gik de ud blandt gæsterne og fandt ud af, hvad deres egentlige behov var. De lyttede og brugte indsigterne aktivt.

”Det er blevet meget nemmere at kommunikere med brugerne på Facebook, og jeg var leder af et frivilligt kontor, der svarede på folks henvendelser derinde. På den måde fandt vi ud af, hvad folk spurgte om, og vi begyndte at lave systematiske rapporter over det, så vi kunne bruge indsigterne til at lave nogle ting om og gøre dem bedre. På den måde blev informationskontoret en lytte-anordning.”

SÅ: Hvordan sørger du for at lytte – altså virkelig lytte – til dem, du gerne vil engagere som frivillige?

 

  • Gå fra dialog til deltagelse

 

Et er, at man lytter, og der er dialog.

Noget andet er, når man går fra dialog til deltagelse.

Der er meget stort skift, mener Esben.

Han nævner dette eksempel fra Roskilde-regi:

”Et år havde vi meget regnvejr, og vi havde svært ved at få fordelt flis ud på teltpladserne. I stedet for lagde køretøjerne bunker af flis ud, og så var det folks eget ansvar at gøre resten. Og det ville de gerne. På den måde undgik vi en masser klager over, at der var for meget mudder, og folk fik mulighed for at hjælpe til med at gøre festivalpladsen bedre at være på.”

Esben breder denne viden ud til andre steder som fx foreninger:

”Mange medlemmer vil egentlig gerne hjælpe til, men ofte ser man kun dem, der er meget engagerede. Hvis det er rollemodellerne, tænker de andre ’det kan jeg ikke, det der’. Derfor skal du vise, at man også bare kan være lidt med. Det kan åbne en ladeport af en gruppe, der gerne vil engagere sig ud fra billedet om at ’hjælpe til’. Det er dem, som måske allerede følger dig på Facebook eller andre steder og egentlig godt vil være med – men som ikke både gider være frivillig til alle arrangementerne og være med i bestyrelsen. Kan I åbne op for en ny gruppe af frivillige ved at bede dem dukke op bare for et par timer?”

Skal du have succes med at gå fra brugerinddragelse til brugerdeltagelse, kræver det to ting:

  • Er det nemt at være lidt med?
  • Er det synligt, at det er ok at være lidt med?

Esben siger:

”Fx kan fodboldklubben sige: ’Du er med, hvis du vil køre folk en enkelt gang i din bil.’ Lad være med at bede folk melde sig til at køre fast. Synliggør: ’Det er superfedt, at du kører en enkelt gang i din bil!’ Det åbner for en stor gruppe, der ikke har været vant til at være så engagerede – og de får lyst til at være mere engagerede.”

Gør du ikke det, siger Esben, svarer det til, hvis Facebook sagde: Du må kun have en profil, hvis du skriver lange indlæg 1 gang om ugen og lægger 10 billeder op om måneden.

Derfor: Når du vil gå fra dialog til deltagelse, så afstem forventningerne om, at ikke alle laver det samme. Det skal være lige så fint at levere mindre som mere. Ellers får du ikke dem med, som egentlig gerne vil deltage (og det er hele 40%, husker du nok).

 

  • Kend de grundlæggende 4 forskellige former for motivation

 

Synes du, at fodbold er sjovt?

Hvad med at arbejde i Excel-ark?

Afhængig af, hvem du er, kan dit svar være både ja, nej eller ’mjæh’.

Simpelthen fordi vi interesserer os for noget forskelligt.

Og denne viden skal vi huske at bruge, når vi arbejder med frivillige. Mennesker, der engagerer sig frivilligt, bliver nemlig ikke motiveret af det samme. Og det er nok den vigtigste indsigt at huske på, mener Esben.

 

Han arbejder med 4 modeller for, hvordan du kan motivere folk til at deltage:

  • De sociale deltagere: De bliver motiveret af samværet og fællesskabet. Det vigtige er ikke, hvad man laver, men at man kommer og er sammen. Det er fx dem, der gerne vil hjælpe til med at stå i døren eller tage folks frakker til et arrangement. Bare de kan hygge sig.

De her mennesker var perfekte testpiloter i Højttaler Q113. De skulle lave lytteprøver, vurdere lytteoplevelser, høre musik i timevis og tale om lyd.

 

  • De faglige deltagere: De bliver udfordret og vil gerne løse faglige problematikker. Dem kan du fx stille opgaven: ”Hvordan får vi flere mennesker fra den her aldersgruppe til at dukke op til vores arrangement?” Bed dem ikke om at stå i døren eller lave en monoton, praktisk opgave – det vil kede dem.

I højttalerprojektet lavede de her folk alle de svære beregninger på fx akustik.

 

  • Medbestemmerne: De bliver motiveret af at have medbestemmelse og at kunne påvirke fx programplanlægning og eksekvering.

I højttalerprojektet fandt jeg her ressourcerne til de umulige opgaver, som kræver en særlig indlevelse, som fx at løse et enkelt (men stort) problem.

 

  • Identitetsdeltagelse: De identificerer sig så meget med projektet eller arrangementet, at de selv kan være med i fortællingen.

I projektet på Ingeniøren var det identitetsdeltagerne, der byggede deres egen version af projektets højttaler, hvor de dyrkede deres egne konstruktionsdetaljer. Deres bidrag var synligt og inspirerende for alle.

Hvordan bruger du denne viden i praksis?

Først er det vigtigt at vide, at alle folk rummer alle elementer. Det er ikke 4 frivilligtyper. Det er 4 motivations-faktorer, du kan teste af på din frivilliggruppe.

Esben anbefaler:

”Tilstræb at arbejde parallelt med så mange former for motivationsfaktorer som muligt. Ellers laver du et fodboldhold kun med målmænd: Du vil tiltrække for mange af de samme. Når man starter, vil man fx ofte være mere til det sociale frem for senere, hvor folk hellere vil have den faglige udfordring.”

Det kan være dyrt at overse, at frivillige kan blive motiveret af noget forskelligt:

”Foreninger har det som kæmpe problem i dag. De har tonet 1 af de 4 former for deltagelse, og så får man frivillige, der kun gider hjælpe til ved de store stævner, men ikke gider hjælpe til i det lange seje træk i fx bestyrelsen. Det er en kompleks ledelsesopgave at få folk engagerede i de andre opgaver, og man skal arbejde i mange forskellige former for motivation samtidig.”

Den vigtigste faktor for, om folk gider være med, er, at det skal være sjovt. Men hvad er sjovt? Det kommer jo an på, hvem folk er.

Ifølge Esben er det altså aldrig folks motivation, den er galt med. Kig i stedet for på:

  • Måden at organisere
  • Hvordan du kan motivere
  • Om du har spurgt de rigtige

 

Lær af Esbens erfaringer med de fire motivations-modeller:

  • De sociale deltagere. Dem, der vil være sammen med andre.
  • De faglige deltagere. Dem, der vil løse en faglig opgave.
  • Dem, der vil have indflydelse.
  • Identitets-deltagere. Dem, der føler projektet som deres eget

Husk, at indgangsbilletten kan være chancen for ’at være lidt med’ i begyndelsen.

Skriv dig op og få et særtilbud på min bog om brugerinddragelse, når den udkommer

I mellemtiden underholder jeg, her på bloggen

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *